Toen je bij de verhuizing naar een groter huis ruimte kreeg voor een thuiskantoor, betekende dat nu niet dat het er opgeruimder van werd. Want, al die papieren. Van brieven van de belasting tot openstaande facturen: alles stapelt zich op.
Waar je in een kleiner huis sneller iets weggooide, blijven de stapels zich nu maar ophopen. Misschien ben je al op het punt gekomen dat je zo overweldigd bent geraakt, dat je het maar voor lief neemt. Gelukkig zijn wij er met tips op je papieren opnieuw in te delen. De rust en het overzicht dat het biedt, is volgens ons de grootste motivatie om meteen aan de slag te gaan.
Sorteer je papieren
Voordat je begint met het opbergen, wil je sorteren. Waarschijnlijk zie je hier meer tegen op dan het opbergen zelf. Daarom is het goed als je snel en gestructureerd aan de slag gaat. Stapels waarop je je papieren op kan indelen, zijn:
#1 Afval
Ongetwijfeld zullen veel van de papieren die op het bureau liggen niet meer relevant. Deze kan je gewoon weggooien. Mochten er persoonlijke gegevens op de documenten staan, zoals je BSN, dan raden we je aan deze te versnipperen. Mocht je geen versnipperaar hebben, gebruik dan een schaar en zorg dat de belangrijkste informatie niet meer in elkaar zit.
#2 Soort document
Sorteer je papier op soort document, zoals documenten van je verzekeraar (zorg-, WA-, etc.), de belastingdienst, facturen, loonstrookjes en diploma’s. Veel van deze documenten kan je dan weer sorteren op:
- datum: alles van dit jaar per week of maand en documenten van voorgaande jaren per jaar.
- onderwerp: bijvoorbeeld onderwerpen als huisvesting, auto of gezondheid.
- actie vereist: ‘nog te betalen’, ‘al betaald, maar geen bevestiging’ en ‘afgerond’
- formaat: als alles heb gesorteerd, kan je het natuurlijk ook nog eens op formaat sorteren. Als zal in je praktijk zien dat het in de meeste gevallen gaat om A4.
Wanneer je klaar bent met het sorteren, is het trouwens ook handig om je te verdiepen in soort berichtgeving. Bij veel websites is het namelijk mogelijk om al het nieuws digitaal te ontvangen. Scheelt jouw een hoop gedoe en scheelt de natuur een hele hoop bomen.
Tijd om op te bergen
Nu je klaar bent met het sorteren van je papieren en documenten, is het tijd om op te bergen. Hiervoor kan je verschillende manieren gebruiken. Mocht je heel weinig papieren hebben en weten dat je nauwelijks wat binnenkrijgt, dan zal een map of twee al voldoen. Heb je er wel veel, gebruik dan de volgende tips:
- Mappen met labels
Als je je papieren hebt gesorteerd, kun je ze opbergen in mappen. Gebruik verschillende mappen voor verschillende categorieën, zoals facturen, bankafschriften en contracten. Label elke map duidelijk, zodat je snel kunt zien wat erin zit. In de map kan je dan nog eens gebruik maken van tabbladen. Zo maak je categorieën binnen categorieën. We zeggen maar: hoe nauwkeuriger, hoe makkelijker. - Archiefkast
Een archiefkast is een handige manier om je mappen op te bergen. Als je veel papieren hebt, kun je een grote archiefkast kopen met verschillende lades. Zorg ervoor dat je de mappen duidelijk labelt en dat je weet welke papieren in welke lade zitten. We raden aan bijvoorbeeld te labelen op alfabet of op noodzaak. Heb je papieren veel nodig, leg deze dan op de meest bereikbare plek. - Digitaliseer je papieren
Een andere manier om je papieren op te bergen, is door ze te digitaliseren. Scan de documenten in en sla ze op op je computer of in de cloud. Dit kan handig zijn als je veel onderweg bent en toegang nodig hebt tot je papieren. Het voordeel van een cloud is dat de documenten synchroniseren tussen verschillende apparaten. En, als je computer crasht, dan weet je zeker dat je gegevens veilig staan. Scheelt je wederom een hele hoop stress.
Waar te koop?
Met het gemak van online winkels, maar ook in veel fysieke winkels, zijn dit soort opbergers te koop. Voor mappen en plastic organizers zit je al gauw goed bij een winkel als de HEMA, Blokker of Action. Een archiefkast is wat specifieker, maar ook in grote winkels als IKEA of bij Bol.com te koop. Bedenk wat voor jou handig is en ga lekker georganiseerd te werk.
Korte geschiedenis van papier
Leuk, al dat papier, maar waar komt papier eigenlijk vandaan? We geven je een korte geschiedenis over de oorsprong van papier.
Papier is een materiaal dat we dagelijks gebruiken, maar het heeft een lange geschiedenis die teruggaat tot het oude China. In de 2e eeuw v.Chr. werd papier uitgevonden door meneer Lun, een hoge ambtenaar in het keizerlijke hof van Han. Hij ontwikkelde een methode om papier te maken door het koken van de bast van moerbeibomen, vezels te scheiden en deze te laten drogen in dunne lagen.
Invloed op de wereld
De uitvinding van papier had een grote impact op de wereldgeschiedenis. Het maakte de verspreiding van kennis en ideeën veel gemakkelijker dan voorheen. In de 7e eeuw werd papier naar Japan gebracht, waar het werd gebruikt voor schrijven en boeken. In de Middeleeuwen begon de papierproductie zich te verspreiden in Europa, waardoor de verspreiding van de drukpers en de verspreiding van kennis nog verder werd vergemakkelijkt.
Tegenwoordig wordt papier nog steeds veel gebruikt voor verschillende doeleinden, zoals het schrijven van boeken en het produceren van kranten en tijdschriften. Het is ook een belangrijk materiaal voor de verpakkingsindustrie en wordt gebruikt voor het maken van karton, dozen en zakken.
Hoewel de technologie zich heeft ontwikkeld en digitale media steeds populairder worden, blijft papier een belangrijk materiaal in ons dagelijks leven.
Conclusie
Om papieren op een veilige manier te organiseren, wil je een goed opbergsysteem hebben. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kan doen, bijvoorbeeld met mappen, archiefdozen en ladekasten. Het is belangrijk dat je de stash up to date houdt, om te voorkomen dat je weer net zo snel het overzicht verliest. Door documenten te digitaliseren in een cloud, weet je zeker dat de documenten op een relatief veilige manier worden behouden.
